(editado em 28 de agosto de 2020)
ASSUNTO: Avaliações MPS-BR – Procedimentos para o período de contágio do Covid-19 (extensão de prazo).
Prezados,
Devido a esta pandemia do COVID-19 (Coronavírus), a SOFTEX e a ETM estabeleceram procedimentos que visam minimizar os impactos nas avaliações MPS-BR.
Em regime especial para este momento, atividades da avaliação poderão ser autorizadas para realização remota, no todo ou em partes.
Para isto, solicitações de autorização deverão ser enviadas para avaliações consideradas “URGENTES”, ou seja, cujo adiamento acarretaria em prejuízo para uma avaliação já iniciada ou para o negócio da empresa a ser avaliada.
Para cada avaliação considerada “URGENTE” uma solicitação de autorização deve ser enviada pelo coordenador da Instituição Avaliadora (IA) para a ETM ([email protected] e [email protected]) com o seguinte conteúdo:
– Justificativa de urgência
– Proposta da IA para a condução da avaliação
– quais atividades serão remotas
– quem estará de modo presencial e/ou remoto
– quais ferramentas de comunicação e/ou acesso a artefatos serão utilizados
– cronograma da avaliação remota
– como serão tratados o acordo de confidencialidade e a foto
– outras condições
– Contexto da organização a ser avaliada (exemplo: quantas vezes a UO já fez avaliação, número de envolvidos, etc…)
– Anexar o comunicado de avaliação
Para avaliações que já tenham realizado a avaliação inicial, deverá ser enviado também o relatório de ajustes (já auditado).
Após o recebimento do email, a ETM poderá entrar em contato para mais esclarecimentos, se necessário.
A ETM avaliará as condições informadas e a resposta será enviada por email ao coordenador da IA, e ao auditor, para confirmação do modo de condução da avaliação.
Esses procedimentos se iniciam nesta data (17/03/2020) e estarão em vigor até dia 31/12/2020.
Observações importantes:
A solicitação de autorização para realização da avaliação remota NÃO substitui a comunicação da avaliação, que deve ser realizada após o recebimento da autorização.
As solicitações de autorização são obrigatórias para avaliadores líderes quem forem realizar a primeira avaliação remota. Avaliadores líderes que já tenham finalizado pelo menos uma avaliação remota não precisam solicitar autorização para novas avaliações.
Aproveitamos para recomendar a todos os avaliadores líderes:
– evitar neste momento sessões com muitas pessoas na mesma sala
– para pessoas no grupo de risco ou com sinais de gripe, realizar sessões via remota sempre que possível
– solicitar que as salas tenham janelas, álcool gel, etc… e que seja feita limpeza ao final da manhã/tarde
As ações acima visam proteger todos os envolvidos e colaborar com a situação nacional e mundial para minimizar a propagação do vírus.
